Suite binEfatt: gestione Ordini del Ciclo passivo.

Ciclo passivo aziendale: ordini su centri di costo.

In aziende che si interfacciano quotidianamente con la logistica, poter gestire in modo digitale le varie mansioni del ciclo passivo aziendale può essere utile per evitare perdite di tempo o, ancor peggio, smarrimento di documenti.

Il software binEord consente una gestione semplificata del ciclo passivo dal momento dell'impegno con il fornitore (ordine) fino all'arrivo della fattura di acquisto.
A monte include la definizione dei magazzini (o sedi) che debbono ricevere le merci (o prodotti) dei fornitori.
Tali magazzini o sedi rappresentano i centri di costo su cui il software conteggia gli importi delle fatture.
Il software permette anche di definire dei centri di costo virtuali su cui caricare costi amministrativi o prestazioni di servizi.

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Nel seguito vi forniamo una descrizione dettagliata del prodotto, per una dimostrazione a video vi mettiamo a disposizione la seguente demo su Youtube:

Per effettuare delle prove accedete direttamente a questa versione di prova dove potrete inserire degli esempi liberamente.
Per esigenze di privacy i dati vengono resettati giornalmente.

Come è possibile notare il software parte dalla definizione dei centri di costo che possono corrispondere:
- alle sedi dell'azienda utilizzatrice del software.
- a magazzini dell'azienda.
- a riferimenti amministrativi o contabili dell'azienda.
Dopo di che si inseriscono gli ordini. Ogni ordine viene perfezionato se comprende i riferimenti al fornitore, le linee di dettaglio con descrizione e quantità, la data ordine e la data di prevista consegna, il centro di costo di propria pertinenza.

Gli ordini possono essere visualizzati in una Agenda organizzata per mese. La data in agenda è quella di prevista consegna.
A partire da marzo 2024 è implementata la sincronizzazione in tempo reale dell'ordine creato in binEord con l'Agenda di Google, che l'utente potrà collegare attraverso una apposita interfaccia di programmazione (API).
Ovviamente l'utente binEord dovrà possedere un account Google con cui autenticarsi. Qui potete vedere l'esempio di utilizzo della funzionalità.
E' prevista anche l'esportazione dell'ordine nello standard ICS, che puo' essere cosi' importato sulle più diffuse piattaforme di gestione eventi, non solo Google.

I fornitori possono essere definiti al momento della creazione dell'ordine, essi devono essere presenti nel software binEfatt, che è il gestionale su cui arrivano le fatture elettroniche dei fornitori medesimi. binEord si integra a binEfatt in maniera trasparente per l'utente.

Il software binEfatt si connette al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate per invio di Fatture emesse e ricezione di Fatture d'acquisto.
Esso realizza il ciclo attivo registrando incassi e pagamenti, permettendo di riepilogarli per circuiti di pagamento e sottoforma di report su MS Excel.
binEord è stato pensato come applicativo separato perché il ciclo passivo è più articolato, ha un costo fisso una tantum.

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Proseguiamo la descrizione del processo aziendale:
a seguito dell'ordine, il fornitore invia una o più consegne (DDT),
le DDT vengono collegate all'ordine, sempre dalla stessa maschera di dettaglio ordini, e sono identificate attraverso: un codice, una data e una descrizione.
Inoltre è possibile inserire anche un allegato, ovvero la scansione o la copia pdf della Bolla fornita.

Un opportuno sistema di notifiche permette di capire se ci sono ordini in attesa di DDT, oppure ordini con DDT in attesa di essere collegati alle fatture del fornitore.
Laddove le fatture del fornitore riportino il dettaglio del DDT e dell'ordine l'abbinamento a questi documenti viene immediatamente completato, con una apposita funzionalità disponibile da ottobre 2022.
L'abbinamento alla fattura puo' avvenire:
- su un solo ordine,
- su piu' ordini assieme,
- anche su singole DDT riguardanti lo stesso ordine o ordine diversi.
Il sistema si preoccupa di ripartire in modo omogeneo gli importi delle fatture sui diversi centri di costo coinvolti.

La funzionalità di esclusione delle fatture è da utilizzare per fatture relative a servizi forniti dal fornitore non legati prettamente al ciclo di ordini e consegne (potrebbero essere documenti contenenti provvigioni, spese accessorie, oppure forniture di servizi o consulenze). E' comunque possibile attribuire le fatture escluse ad un centro di costo, valorizzando il dato Centro Costo esclusione. Il documento escluso può comunque, se necessita, essere reincluso.

Il software si completa con la possibilità di produrre resoconti su Excel, con la caratteristica di definire in anticipo quali dati visualizzare sul foglio Excel, sia in forma di dettaglio, che in forma di sintetico riepilogativo.

Le varie versioni di sottoscrizione della suite binEord e binEfatt sono accessibili qui.

Per chiarimenti e richieste potete anche compilare il form seguente.